Het Beleidsakkoord ‘Verbinden met daadkracht’ gaat uit van een andere rolverdeling tussen overheid, inwoners, ondernemers en instellingen. De vanzelfsprekendheid waarmee bepaalde maatschappelijke activiteiten en voorzieningen door de gemeente werden gerealiseerd, is weggevallen. Bewonersparticipatie is doorontwikkeld in inwoners- en overheidsparticipatie. We willen graag gebruik maken van de kracht van de samenleving. Ook al kunnen sommige taken niet anders dan door ons als gemeente worden uitgevoerd. De gemeente wordt meer en meer gezien als een organisatie die niet zozeer boven de partijen staat, maar als gelijkwaardige partner optreedt met instellingen, inwoners en ondernemers. Samen zorgen we voor de kwaliteit van leven in Best.

Wij werken als organisatie samen voor een sterke Bestse gemeenschap en regio. In onze dienstverlening en beleidsontwikkeling stellen we de inwoners centraal. Dit doen we met collega’s en partners in en buiten de organisatie. Inwoners, die vragen hebben en de weg weten, vinden hun weg zelf. Inwoners die de weg niet weten, helpen wij. Wij zijn ons daarbij bewust dat we onderdeel zijn van een groter netwerk. De komende jaren investeren we in de ontwikkeling van organisatie, medewerkers en faciliteiten, met als doel de dienstverlening te versterken.

De samenleving verandert in steeds sneller tempo, mede als gevolg van technologie. Ook wij gaan daar als gemeente in mee. In 2016 is de nieuwe dienstverleningsvisie ‘Graag en op maat’ vastgesteld. De gemeente Best positioneert zich hierin als een netwerkende organisatie die haar dienstverlening vorm geeft door te verbinden, te ont-moeten en in gezamenlijkheid te ontwikkelen. In haar netwerk speelt de gemeente Best in op vragen over wonen & leefomgeving, zorg & welzijn en economie & werk. De dienstverleningsvisie is de richtlijn voor de samenwerking met onze partners en voor onze bedrijfsvoering.
In 2018 wordt de dienstverleningsvisie op basis van een dienstverleningsconcept steeds verder ingevoerd in ons werk en dat van onze netwerkpartners. In onze dienstverleningsvisie stellen we de inwoners van Best centraal. We willen dat inwoners zich gehoord en begrepen voelen. In het dienstverleningsconcept staat het proces rond deze gezamenlijke dienstverlening centraal. En daar horen moderne hulpmiddelen bij. We zorgen dat mensen kunnen ont-moeten, waar wenselijk en mogelijk digitaal van antwoord voorzien worden en gemakkelijk de weg vinden in het netwerk van dienstverleners in Best. De dienstverleningsvisie is doorvertaald naar een visie op digitale dienstverlening 2021. In 2018 vindt een deel van de implementatie plaats. Daarvoor vragen wij door middel van een begrotingswijziging aanvullende middelen. De hoogte hiervan moet nog worden bepaald.

De ontwikkelingen in de samenleving vragen om een andere rol van de gemeente en haar medewerkers. Er is sprake van ontgroening en vergrijzing. De ambitie van de organisatie vraagt een andere rol van de medewerkers. Het goed ondersteunen en faciliteren van de veranderende rol van medewerkers is belangrijk. Dat gebeurt onder andere door sterker in te zetten op het strategisch ontwikkelen van personeel én organisatie. Er is meer ruimte nodig binnen de formatie. Hierdoor kan sneller en slagvaardiger op veranderingen worden ingespeeld.

Strategische (personeels)ontwikkeling / Organisatie ontwikkeling

Strategische ontwikkeling richten we de komende jaren vooral op talent-, leiderschap- en cultuurontwikkeling. Met de nieuwe HRM-strategie sluiten we aan op het beleidsakkoord en de organisatieambitie. We transformeren van verzorgingsstaat richting de participatiesamenleving. Dat vraagt veel van ons. Onze medewerkers, het menselijk kapitaal, vormen de belangrijkste sleutel om de doelstellingen te bereiken. Medewerkers krijgen nieuwe rollen, taken en verantwoordelijkheden en zoeken hun weg daarin. Door extra te investeren in medewerkers zorgen we voor een versnelling in de ontwikkeling van de organisatie. Hierdoor geven we nog beter invulling aan de organisatiedoelstellingen.

De HRM-strategie is herijkt en in lijn gebracht met de in- en externe ontwikkelingen. Doelstelling van de HRM-strategie is handvatten bieden die managers en medewerkers zo ondersteunen dat ze mee kunnen blijven gaan in een blijvend veranderende omgeving. Zodat de gemeente slagvaardig, wendbaar en resultaatgericht kan opereren. Daaruit afgeleide speerpunten zijn: duurzame inzetbaarheid van medewerkers, het bevorderen van de mobiliteit en daardoor vergroten van de flexibiliteit, versterken van de arbeidsmarktpositie, verjonging van de organisatie en doorontwikkeling van de organisatie. Bijvoorbeeld op het gebied van taakvolwassenheid, zelfsturing en talentontwikkeling. De strategie wordt vertaald in een uitvoeringsplan om deze doelstellingen verder te operationaliseren en prioriteiten te stellen. In 2018 en verder zetten we in op de volgende onderwerpen: het strategisch opleidingsplan, een JONG-/ traineeprogramma, een management ontwikkel programma en het doorontwikkelen van de gesprekscyclus.

Op het gebied van organisatieontwikkeling gaat de aandacht uit naar integraal management in relatie tot span of control/ span of attention, lean management (zoals minder regel gestuurd werken, doorontwikkeling EHRM) en de organisatiecultuur. Daarnaast richten we ons op samenwerken met andere organisaties als dat efficiënter/effectiever is en/of om de mobiliteit te vergroten, netwerken en het werken in co-creatie.

Generatiepact en mobiliteit

In 2016 is het generatiepact opengesteld voor de doelgroep. Deelnemen aan het generatiepact 2016 was mogelijk voor medewerkers van 60 jaar of ouder. Begin 2017 is het Generatiepact Best 2016 geëvalueerd. De belangstelling en deelnamefactor bleken groot (60%). De vrijvallende formatie is grotendeels met nieuwe, jonge medewerkers ingevuld waardoor een belangrijke verjonging van de organisatie is gerealiseerd. Het generatiepact voldoet aan de verwachtingen met betrekking tot de doelstellingen. De deelname is dermate, dat de kosten hoger zijn dan geprognosticeerd. Daarvoor is bij de kadernota een 'voorschot' voorgesteld.

In relatie tot mobiliteit en flexibiliteit wordt de samenwerking met gemeente Veldhoven verder geïntensiveerd.  Kwetsbare functies zijn geïnventariseerd en een klussenbank is opgestart. Gebruikmakend van de kennis en kunde van collega’s, worden wet- en regelgeving, daar waar mogelijk, nader uitgewerkt in samenspraak met gemeente Veldhoven. Denk hierbij aan arbeidsmarktbenadering en arbeidsvoorwaarden.

Gezondheidsmanagement

Als werkgever willen wij een gezonde werksituatie voor de medewerkers bevorderen. In 2018 houden we blijvend aandacht voor gezondheidsmanagement. De thema's die hieronder vallen zijn bijvoorbeeld duurzame inzetbaarheid en arbeidsomstandighedenbeleid.

Duurzame inzetbaarheid
Hoe blijven onze medewerkers duurzaam inzetbaar? Daarbij kijkend naar alle veranderingen die plaatsvinden en die veel vragen van het adaptieve vermogen van medewerkers en organisatie. In verschillende personeels-instrumenten zal daar aandacht en uitwerking aan gegeven worden:

• generatiepact
• gesprekscyclus
• strategisch opleidingsplan
• mobiliteit
• verzuimmanagement en werkdruk

Arbeidsomstandighedenbeleid
Het arbobeleid richt zich op een gezonde werkomgeving. De arbeidsomstandighedenwet is hiervoor van toepassing. Wijzigingen hierin per 1 juli 2017 worden nader uitgewerkt en geïmplementeerd. In de tweede helft 2017 zijn risico inventarisaties en evaluaties (RI&E's) gehouden voor de buitenlocaties zwembad, werf en sporthal. De daaruit resulterende plannen van aanpak worden in 2017 en 2018 uitgevoerd.  Een RI&E voor het gemeentehuis vindt mogelijk in 2018 plaats. Dit hangt samen met de uitvoering van de dienstverleningsvisie.

Op het raakvlak van duurzame inzetbaarheid, arbeidsomstandigheden, flexibiliteit en efficiency zijn we gestart met het opnieuw inrichten van een gedeelte van de eerste verdieping. Meer hierover in het onderwerp Huisvesting.

Om invulling te geven aan de dienstverleningsvisie 'Graag en op maat' is deze in 2017 vertaald naar een visie op informatisering en automatisering (I&A) en een visie op digitale dienstverlening. Op 12 juni 2017 is besloten het ambitieniveau I&A vast te stellen op het niveau van 'slimme volger' met extra aandacht voor de onderwerpen informatiebeveiliging en privacy. Deze ambitie geeft voor de komende jaren de hoofdlijnen en richting aan, die we vertaald hebben in het informatiebeleidsplan.
In 2018 focussen we op de volgende projecten:

• digitalisering Sociaal Domein
• gegevensdistributie en gegevensmagazijn
• vervanging belastingenapplicatie
• zoekfunctie, ontsluiten informatie
• netwerkgericht werken in processen /digitale duurzaamheid
• Mijn Overheid, onder andere de berichtenbox

Een aantal van deze projecten helpt inwoners en ondernemers aan een eenvoudige digitale toegang. Daarnaast borgen we met deze invulling de wettelijke verplichtingen.

Om de vereiste kwaliteit te garanderen, die aansluit op het ambitieniveau van 'slimme volger' gaan we in 2018 onze centrale IT-infrastructuur vervangen en de helpdesk moderniseren. Dit is nodig in verband met strengere richtlijnen rondom beveiliging, grotere bereikbaarheid, achterstallige werkzaamheden en vernieuwde wet- en regelgeving. De IT-infrastructuur is financieel reeds afgeschreven.

We willen een transparante overheid zijn. Dit vraagt om goede digitale archivering. Daarmee zorgen we voor een goede en toegankelijke informatievoorziening voor de inwoners en onze organisatie. Dit is nodig door de enorme toename van digitale informatie en de verspreiding ervan in verschillende informatiesystemen. Ook de implementatie van nieuwe wetten en processen bijvoorbeeld de Omgevingswet en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, vereisen een goed digitaal archief, een zogenaamd E-depot. Het E-depot wordt de komende tijd gebouwd.

Informatiebeveiliging en privacy

Een betrouwbare, beschikbare en correcte informatiehuishouding is essentieel voor de dienstverlening. In de trend van toenemende digitalisering is het zorgvuldig en veilig omgaan met informatie en gegevens van inwoners en organisaties van groot belang. We werken ernaar toe dat de informatievoorziening voldoetaan wet- en regelgeving, waaronder Privacywet, Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) / Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet GBA, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag en de Archiefwet. Voor de beveiliging is de Code voor Informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 27002:2007) de norm en hanteert de gemeente Best de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Naast technische maatregelen en middelen, zoals autorisaties en versleuteling, besteden we veel aandacht aan bewustwording van medewerkers. Vanaf 2018 wordt jaarlijks een 'Verklaring van toepasselijkheid informatiebeveiliging (VVT)', verslag van voortgang van invoering van informatie-beveiligingsmaatregelen (BIG) en incidentenoverzicht, door de raad vastgesteld. In het kader van de verscherpte wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeveiliging, privacy en gegevensbeheer is het hebben van een functionaris informatiebeveiliging (IBF) en een functionaris gegevensbescherming (FG) verplicht. Risico’s bij het niet op orde hebben van beveiliging en gegevensbescherming zijn imagoschade en boetes (oplopend tot € 850.000 en vanaf 2018 tot € 20.000.000).

Komende jaren investeren we in verbetering van de duurzaamheid van het gemeentehuis, de arbo omstandigheden voor de organisatie, de inrichting voor efficiëntere samenwerking en netwerkrelaties. Dat gebeurt gefaseerd. Op het gebied van duurzaamheid worden in 2018 zonnepanelen geïnstalleerd, het glazen dak van de Spin beter geisoleerd, de klimaatinstallatie vervangen en toegewerkt naar een A-label voor het gemeentehuis. Voor de arbo omstandigheden en de efficiënte samenwerking wordt als pilot een deel van het gemeentehuis heringericht. Dit vindt plaats op de eerste verdieping in de vleugel zuidzijde. Na evaluatie eind 2018 op het gebied van duurzaamheid, welzijn en efficiëntie voeren we dit concept in de rest van het gebouw in.

Eind 2017, doorlopend tot begin 2018 voegen we vergaderzalen in de oudbouw tweede verdieping samen.  In de raadszaal worden het meubilair en het vergadersysteem vernieuwd.

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn.

Management accounting betreft het verzamelen, ordenen en analyseren van financiële informatie om hier vervolgens over te rapporteren. Op dit moment vindt management accounting plaats op het niveau van college en raad. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de programmarekening. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. De pilot voor het testen van de aangekochte Corsa module contractbeheer loopt in 2017. In 2018 willen we deze module volledig implementeren.

Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid (Gemeentewet artikel 212)
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om tijdens het proces interne beheersmaatregelen uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles essentieel, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar is en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere grondexploitaties, inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg)
• de onderzoeken naar raadsbesluiten en collegebesluiten

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid (Gemeentewet artikel 213a)
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet art. 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken omvatten in 2018 de volgende processen:

• inkomens- en maatschappelijke ondersteuning
• publieke producten
• aangiften en verzoeken

Door de onderzoeken te richten op de dienstverleningsprocessen waarbij meerdere programma's en afdelingen worden onderzocht, realiseren we een effectievere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven ook een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Onderzoeken naar informatiebeveiliging [ Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG)]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar de informatieverwerking in de basisregistraties en de beveiliging van persoonsgegevens, informatiesystemen, software applicaties en het gemeentelijke netwerk. De onderzoeken zijn gericht op het voldoen aan landelijke eisen voor de informatieverwerking en -beveiliging. De onderzoeken worden deels uitgevoerd in de vorm van zelfevaluaties en deels door externe auditoren. De onderzoeksopdrachten zijn landelijk vastgelegd in specifieke normenkaders. Wij informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitkomsten van de onderzoeken.

Juridische kwaliteitszorg
Het aantal bezwaren op het gebied van Jeugdwet, Wmo en de Participatiewet neemt toe. Om de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten, optimaliseren we continu het proces van bezwaar- en beroepschriften. Digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol. Dit laatste ook vanwege de verplichting om in de nabije toekomst elektronisch te corresponderen met de rechterlijke macht.
In 2018 zal de samenstelling van de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie worden gewijzigd conform het door het college vastgestelde rooster van aftreden. Door het rooster van aftreden wordt de onafhankelijke en kritische opstelling van de leden/voorzitter van de commissie geborgd. In 2018 en verder wordt wederom geprobeerd door middel van het toepassen van mediationvaardigheden bezwaarschriften te voorkomen of op een andere dan juridische wijze tot voor alle partijen bevredigende oplossingen te komen. Om deze vaardigheden op peil te houden, vindt er om de twee jaar een verdiepingstraining/terugkomdag plaats. Aan de juridische kwaliteit wordt doorlopend gewerkt door middel van opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers. Tot slot zal in 2018 de eerste evaluatie plaatsvinden van het in 2017 ingevoerde contractbeheer.
De samenwerking met de gemeente Veldhoven wordt voortgezet in de vorm van gezamenlijke projecten, bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wetgeving (Omgevingswet, Algemene Verordening Gegevensbescherming) en/of gezamenlijke trainingen.